物业接管验收和居民搬进工作流程
物业接管验收
一、物业接管验收的基本理由
1．建设项目所有施工完毕，并经竣工验收合格
（1）全部施工完工，是指项目范围除了是住宅的主体项目，而且也包含住宅的附属项目，以及设计要求要与主体工程同步效验的配套项目（不得漏项、甩项）。住宅大厦内贷款重建的工程项目，可以分阶段组织验收、交接，但公用工程未完工不得影响后期已接管工程的正常使用。
（2）竣工验收合格，是由发展单位会同施工单位及有关专业经理部门，按照国家建筑验收规范及其它专业质量标准，进行项目建成验收，由考核部门对工程项目进行检测、考核、鉴定，取得数据资料、凭证，证明符合标准，工程合格，呈报批准通过。
2．供电、采暖、给排水、卫生、道路等系统跟设备会正常使用
即要求排水、供电、供气等设备正常运行，做到电通、水通、气通、路通（高级住宅还要求电话线路进户，电视信号到位，安全技防网等），并做到：雨排水污染畅通；废弃物处理的推进；绿化占地达标；房屋配套齐全；设备功能完善，满足业户生活必须的规定。
3．房屋楼、户编号已经有关部门确认
即提出发展单位在住宅落成验收前，应同当地公安部门联系，确认幢、户编号，提前申请门牌，并加装到位。以免业户入住后，无法申请户籍、入托入学、就业安置、邮电通信等；也规避幢、户编号不清，给产权登记、物业管理、房产交易产生后遗症。
二、物业接管验收应检索提交的资料
在物业接管验收前，建设单位要将有关产权资料跟技术资料系统梳理，分类归档，在考核时缴物业管理单位归档储存，以适应产权管理、维护保养的还要。
1．产权资料
（1）什么是产权资料。
房地产的权属资料是国家房地产管理部门依法对各种房地产进行监管的根据；是房地产管理部门确定产权、税务部门予以征税、司法部门处理产权案件的必要凭证；也是产权人参与房屋出租、交易、抵押的必要凭据。物业管理企业将以产权资料为根据，收取或分担有关费用，行使监管职责，防止出现私拆、乱改、违章搭建，损坏房屋构造和公共设备等情形，维护公有设施、共有部位和绿地不受侵犯，维护广大业主的权益。
（2）接管验收时检索提交的权属资料主要有：
⑴项目批准程序；
⑵用地批准文件；
⑶建筑执照；
⑷拆迁安置资料；
⑸房地产平面图。
2．技术资料
（1）技术资料是房屋接管验收时对房屋进行质量检验的根据。物业管理单位在接管验收时需要按照有关技术资料来进行检测；
△房屋构架、管线布置是否按设计规定施工；
△工程品质、装修标准是否具备验收标准；
△建房用的各种材料是否具备设计提出；
△建房各项附属设备的数目、性能、规格、型号及加装是否具备技术程序的规定。
(2)接管验收时要提供的技术资料主要有：
△竣工图――包括总平面、建筑、结构、设备、附属项目及隐蔽管线的全套图纸；
△地质勘察报告；
△工程协议及通车、竣工报告；
△工程预决算；
△图纸会审记录；
△工程设计更改通知及科技核定单（包括质量事故处理记录）；
△隐蔽工程验收签证；
△沉降观察记录；
△竣工验收证明书；
△钢材、水泥等主要材料的质量保证书；
△新材料、构部件的检测合格证书；
△水、电、采暖、卫生用品、电梯待系统的检测合格证书；
△砂浆、混凝土垫层试压报告；
△供水、供暖的试压报告；
△园林景观的图纸和清样；
△设备清单、安装调试记录、使用注意事项证明、质保书和保修单；
△有关工程项目的其它重要科技决定跟程序。
上述技术资料中，竣工图是一份尤其重要的资料。竣工图是逐步、真实地体现这些地下、地上建筑物、构筑物、管线、电缆等施工最终状态的科技程序（图纸、资料）。它是项目接管验收后，物业管理企业进行住宅保养、维修、改建、扩建的重要根据。
绘制、整理竣工图时，在确保完整、准确的要点基础里，可依照不同情况，区别处理：凡严格按施工图施工，对原设计已做其他变化的，由施工单位在原施工图上加盖“竣工图”印记，作为竣工图；凡在施工中对原设计做过一般性变更，又可将原施工图作更改补充后改为竣工图的，可不必另绘竣工图，但要由施工单位在原施工图上注明修改个别（需附上设计更改通知跟施工证明），再加盖“竣工图”印记才能做竣工图；凡结构方式、平面布置、生产工艺、体形体量等有重大改变者，均应再次绘制竣工图。如果竣工图不正确、不清晰、不符合归档要求者，不能办理接管验收手续。
三、物业接管验收交接双方的责任
在接管验收的整个过程中交接双方均须明确执行国家建设部批准的《房屋接管验收标准》（ZBP3001－900）的有关规定，明确各自应承担的责任，协调配合，加快接管验收进度。
1．接管验收的程序和时限
⑴建设单位在完成开工验收后，应立即要求接管验收申请，并同时递交有关物业的产权、技术资料；
⑵物业管理单位在接到验收申请跟产权、技术资料后房屋装修，应及时组织有关管理、技术人员进行核查，对资料了解、符合规定、具备接管验收条件的，应在 15 天内签发验收通知并承诺时间进行验收；
⑶交接双方一同清点房屋、设备和附着物，按验收标准，查验物业质量并做好书面记录，并由双方主办人员能签；
⑷经检验符合规定，物业管理部门要在七天内签署验收合格票据和程序；
⑸验收不合格的工程，双方协商处置方式，并商定时间复验，建设单位要按约返修合格，再申报复验，复验通过，再办合格凭证和接管文件；
⑹新建房屋一经接管，建设单位或开发商应在三个月内申请入户手续和出租手续，逾期不办者，应承担因房产空置而造成的经济损失和事件责任。
2．交房方的责任
⑴接管前，建设单位应该加强项目效率，落实公建配套，注重使用用途，完善资料管理，做好竣工验收。竣工验收合格后，妥善保管物业，尽快要求接管验收申请；
⑵在接管验收时，如发现不符合质量标准的工程项目，以及不具备使用用途的装置、设施要在双方商定的时限内加以解决，待先进人物符合接管验收要求后，再组织复验；
⑶在接管验收后室内装修，负责条例期限的保修；
⑷房屋接管交付使用后，如出现隐蔽性的重大质量原因，应由接管单位会同建设单位组织设计、施工等单位，共同探讨研究，查明原因，如属设计、施工、材料方面的理由，由发展单位负责处理、解决。
3．接管方的责任
⑴按条例的时限要求制定时间，签署合格凭证和接管文件。无特定条件，超过期限要求的，要承担责任；
⑵自房屋接管之日起，至居民入户时止，由接管单位（物业管理企业）负责看管，由于看管失职而产生人为损毁，设施被毁，由接管单位负责；
⑶房屋投入使用后，如使用不当、管理不善的诱因引起系统和房屋受损，由接管单位负责。
4．交接验收后的物业保修
⑴交接验收后的业主要制定保修事宜，物业管理单位与发展单位，应根据建设部 1984 年 3月 3 日制定的《建筑工程保修办法（试行）》的细则签订保修实施协议，明确保修项目内容、进度、期限、方式等。
⑵建筑工程的保修期，自办移交手续之日起计算：
（1．民用与公共建筑、一般农业建筑、构筑物的水电项目为 1 年；
（2．建筑物的灯具电气、上下水管会安装工程为 6 个月；
（3．建筑物的供热、供冷设备为一个采暖、供冷期；
（4．室外的里、下水设施跟大楼道路为 1 年。
⑶各种建筑物、构筑物和系统安装工程的保修范围如下：
（1．屋面漏水；
（2．烟道、排气孔、风道不通；
（3．室内地面裂缝、开裂、起砂、地砖摇动，有隔热要求的地板漏水
（4．内外墙及外墙抹面、面砖、墙纸、油漆等饰面剥落，墙面起碱脱皮；
（5．门窗开关不灵，或缝隙超过规范的要求；
（6．厕所、厨房、盥洗室地面倒泛水、积水；
（7．外墙渗水、阳台积水；
（8．水塔、水池及有隔热要求的地下室渗漏水；
（9．室内里下水、供热设备阀门损坏或破损、漏汽、暖气不热，电器、电线短路，照明灯具坠落；
（10．室外上下水管线漏油、堵塞，小区马路沉陷；
（11．钢、钢筋预应力、砖石砌体及其它荷载结构变形、裂缝达到国家规范或设计提出；
（12．对在保修期内的质保项目，应由发展单位组织单位负责尽快修好，保证效率，不留隐患。
⑷为了确保保修及时，交接双方可以按照详细情形协调采取以下方式：
（1．建设单位委托物业管理单位负责包干保修，由建设单位一次性拔付保修费用，由物业管理单位包干使用，费用标准双方根据物业质量商定；
（2．由发展单位一次性向物业管理单位预付保修金，同物业管理单位用于应急代修，保修期满，按实结算。保修金金额通常不超过当地直管公房每立方米建筑面积的累计维修支出；
（3．由发展单位制定成立一支维修小分队，在保修期内，留驻在住宅小区，承担各项保修任务。
四、物业接管验收程序
1．工作程序
⑴开发商拟定《移交接管工作进度计划》，成立划归小组，任命专职移交人，并送达接管验收《通知书》，由物业公司备案；
⑵物业公司的“验收小组”，按《物业接管资料的移交》核对所发送的资料，在 15 日内签发验收回复函并承诺验收时间，对其提供的建筑、设备、配件清册，逐项清查验收；
⑶物业公司验收小组同移交人对房屋品质、使用用途、外观质量、公共配套设、设备等进行接管验收；
⑷对已按设计提出配套到位物业装修竣工验收物业装修竣工验收，和不能正常运行的设施（包括水、电、暖等），物业要求整改意见，由开发商负责制定，直至合格；
⑸对验收中看到的效率现象，验收小组提交各类遗留原因统计表，约定期限由移交人负责整顿，并商定时间审查；
⑹对单元内物品无显著不符合检验标准规定的房屋，由管理处接收钥匙。管理处对接管了钥匙的房屋承担保管责任，要防止人为毁坏；对还存在瑕疵的房间待整顿验收合格后又接管钥匙；
⑺业主入住时，由管理处楼管员陪同业主对室外进行逐步细致的品质监测。对看到的效率现象由管理处整理后报告开发商，由其细则施工队逐项返修，经管理处或物业验收后清项；
⑻在保修期内，在使用过程中由业主或管理人员发现的，由于建筑施工或产品生产上的缺失，报告开发商查验证实后，由其限期施工队更换或返修。
2．注意事项
⑴⑵⑶⑷⑸⑹
业主入住
一、业主装修入住前筹备
1．确定时间
⑴竣工验收时间，即开发商向业主书面告知接管验收的时间；
⑵业主装修时间，即售楼处向市民发出《入伙通知书》的时间。
2．健全管理处
⑴竣工验收前 3 个月，公司聘请管理处主管，楼管员到位，组成管理处筹建班子，投入入住前的各项准备工作；其他人员按照工作进展必须，采取分步到位的方法，业主入住前半个月，管理处各类工人需要所有到位；
⑵竣工验收前 2 个月，物业公司项目科技职工、物业工程总监、消防中心值班职员（机电、给排水、电梯）进入现场，与机电安装工程人员一起，参与机电设备安装调试的施工工作，掌握所辖物业设备设施的几乎情况跟操作规程；熟悉楼宇结构、公共配套设施和系统，参加开工验收，配合楼管员监督楼宇项目遗留现象整改工作；
⑶业主收楼前，管理处管理层人员全部到位，管理处挂牌办公；饮事员到位，食堂开伙；保安人员分批配齐上岗，负责对所接管的业主守卫人员做；保洁员分批上岗，开始对所辖物业环境跟未接收房间的清扫工作；工程维修班组成立，人员配齐到位。
3．制定入住工作计划
管理处成立后，编写入住工作计划，包括下面内容：
⑴核实《物业管理方案》中明确的管理处人员配备状况。
⑵根据实际状况，拟定入住后在深化治安、车辆管控在、垃圾清扫等方面的配套完善意见或整改措施：
（1．治安方面：
a．实行封闭式管理，24 小时保安站岗、巡逻；
b．楼内施工通道临时封闭，要求施工工人一律戴证通行，严禁“三无”人员处于，以防止引起事件隐患；
c．独立电梯安装防护栏，防止行人不慎坠落；
d．购置灭火装置，进行突发性火灾的处理教育、演习；
e．向住户宣传安全防范知识，加强统一监管，群防群治，确保一方平安。
（2．车辆管理：
a．增设区间道路标志；
b．报告交警部门，取得谅解，同意在道路边临时停车。
（3．垃圾清运：
a．增设垃圾池（屋）或垃圾清运站等；
b．与环卫部门联系外运，同时签署一次性付款的永久性委托协议。
（4．楼道灯：使用节能灯（如：温感、声控或触摸式），以节省后期日常管理费用。
⑶拟定管理处办公用房、值班室和学生宿舍的装修方案。
根据《物业管理前期投入资金预算案》的招标方案，拟定分步购置计划。
⑷制定业主装修入住流程。
4．准备入住资料
编写和印刷以下程序：
⑴《前期物业管理服务协议》；
⑵《房屋装饰装修管理协议》；
⑶《入伙通知书》；
⑷《业主公约》；
⑸《业主手册》；
⑹《商品房使用说明书》；
⑺《商品房质量保证书》。
5．协调工作
⑴与物业管理行政专员部门、物价局、供电局、自来水公司、供热企业、液化气公司、地名办和邮政、有线电视等单位加强关系，保证居民入住后水电气等的供给，正常通邮、上网，解决业主后顾之忧；
⑵与电话局/公司联系电话安装事宜，争取现场放号，方便业主。
6．通知入住
提前一个月，通过登报或寄发《入伙通知书》等形式，其内容包含：
⑴《收楼流程》；
⑵《收楼须知》；
⑶《交费一览表》；
⑷《入伙手续单》。
七．入住时的环境布置
⑴外部环境：
（1．入口处挂“欢迎您乔迁 XX 花园”横幅，插彩旗，营造热烈场面；
（2．插指路牌、道旗，由入口处到管理处，采用白底蓝字或黑底黄字；
（3．入口处标明管理处办公地点和办公时间。
⑵管理处办公环境：
（1．挂灯笼，飘小缎带，摆放花束、盆景，给人以正式、喜庆的觉得；
（2．张贴醒目的《办理入住手续流程图》，由开发商财务部、售楼部，及业主公司组成“联合工作室”，做到“一条龙服务”，各窗口标识清楚，一目了然；
（3．管理员着装整洁，精神饱满；
（4．办公室内资料放置整齐有序；
（5．单元房间装点一新，保安员礼貌服务；
（6．安排专人带路；
（7．物业主管拜访有关住户，送鲜花。
二、入伙之后业主接待
1．目的
通过与业主初次交谈过程中周到热情、体贴、细致的服务，使物业管理企业在刚接管特定时即会成立良好信誉，塑造出亲人的形象，为物业管理工作的成功建立铺路，也能为日后获得众多业主的充分尊重和持久支持打下坚实基础。
2．对象
入伙前后前来看楼或申请相关手续的业主。
3．接待人员配备与规定
接待人员配备视物业辖区占地，规模及入伙之后业主人流量而定。但在办理入伙之后内，应有专职入伙接待员数名，当顾客众多时，管理处其他职员要对于机动预备队员承担接待工作。
对入伙接待员的具体提出：
⑴熟知与本物业有关的各类情况，包括物业的建筑构造方面的专业知识、本物业各种不同户型、辖区周边配套设备及将来规划、物业跟绿化计划等；
⑵熟知与业主利益有关的多种情况，包括发展商的状况、业主与发展商易主纠纷的事项、装修知识、业主与装修商易生的纠纷等事宜；
⑶了解现有业主的概述，包括年龄段、知识水平层级等；
⑷擅长沟通、热情大方、耐心细心。
4．接待工作内容
⑴管理处内要设物业人］概况的挂图或表明，管理企业的介绍及本物业人员工号、姓名、职位介绍等。
⑵设待客室，备茶点。
⑶具体程序：
（礼仪、态度略）
（1．询问。
向业主讨论应该的服务，其业主的详细情形，装修、入住的方案等。
（2．交流。
就业主提供的状况跟所必须的服务作进一步沟通。提出建议，确认业主必须。
（3．介绍。
适时地介绍管理企业构思与规划，并请业主参与意见；提醒与发展商交易中要注意的现象，及装修应留意的现象。必要时引领业主参观整个物业，同时介绍现已登记的业主年龄、知识层次，
让业主知道“邻里”概况。
（4．引导。
引导业主参与构思物业管理方方面面的工作计划、落实策略，诚恳地请顾客为自己的家大胆建议。
三、入住手续办理程序
为了让管理处按标准方法准确无误地申请业主（住户）入住手续。特完善如下程序：
（1）业主（住户）需携带上述资料前往管理处办理入住手续：购房合同书、入住通知书、身份证、工作证、出示原件，得多复印件留底，同时持指定证券账户办理管理费托收手续。如有业主委托他人申请要带资料：业主委托书、被委托人身份证及复印件以及下列所列资料；
（2）业主（住户）与管理处须签约的程序以及：《入住协议书》、《委托银行代收款协议书》、《住户情况登记表》、《业主公约》；
（3）业主（住户）领取钥匙、纪念品、《住户手册》等，并申请签收手续；
（4）由指定维修技术员陪同业主（住户）验房、抄录水电表底数并共同确定；
（5）业主（住户）验房后若要求质量原因，由居民（住户）填写《返修申请表》，管理处加签意见后，由管理处协助开发商进行项目效率现象的返修工作；
（6）如开发商或施工单位将项目效率现象委托管理处返修时，双方应签字确认；
（7）对租赁管理处所属商业房的商家，须与管理处签订租用协议，并提供营业执照、负责人和工作员工的身份证复印件；
（8）租用受托管的写字楼、商场的客户或企业，凭与居民签署的出租合同到管理处签订管理协议书，并提供营业执照、负责人和工作员工身份证复印件。
业主入住管控程序
1. 目的
通过对业主入住过程的掌控，确保顾客满意。
2. 范围
适用于公司管理的房屋楼宇、别墅搬进过程的管理。
3. 职责
3.1 客户服务中心
（1）负责整个入住过程的策划、组织、分工安排。
（2）负责申请业主入住手续的详细实施。
（3）负责入住资料类别、装订、归档。
3.2 财务部
负责各项成本的收取。
3.3工程维修部
负责房屋遗漏工程的排查，并对相关现象相施工单位发放《房屋整改单》进行优化、纠正、预防方法的实施。
4. 工作程序
4.1 入住准备
（1）客户服务中心总监负责物业入住工作的安排跟策划，并编制详细《业主入住工作员工分工方案》。
（2）相关人员按照方案安排，做好以下准备工作。
【1】草备齐入住前的全部文字资料，具体见《业主入住资料清单》。
【2】对入住手续办理场地的安排、布置。
【3】组织各岗位人员进行专业学习，岗位分工、明确注意事项。
【4】客户服务中心利用准备，要实现做到对业主提供一条龙服务，为业主降低时间，保证申请入住手续简单便捷。
4.2 入住过程
（1）入住工作流程：
验证、交款（房地产）→→填写业主资料 →→验房 →→缴费 →→领取钥匙并托管钥匙 →→领取相关资料
【1】验证：查验业主身份、购房合同，确认业主身否属实。
【2】请业主填写《业主资料登记表》，补签《业主临时公约》，并签订《消防责任协议书》。
【3】验房：物业项目人员陪同业主验房时核对好《房屋验收交接表》，同时做好《闭水试验表》的核对，如得知房屋工程质量原因及时提交《房屋遗漏工程记录表》交施工方相关人员，对照此表及时整改，达到业主满意。
【4】财务部负责返还各项入住租金。
【5】业主，领取钥匙填写《业主钥匙、资料、物品签收记录表》同时申请钥匙托管手续签署《钥匙托管书》。
【6】业主领取《业主手册》《房屋质量保证书》《住宅使用说明书》、《装修管理条例》，办理临时居民证、车辆出入证，业主在《业主钥匙、资料、物品签收记录表》上盖章确认，交房手续完成。
（2）客户服务中心负责业主资料归档、分类、装订。
5. 相关文件
（1） 《业主公约》
（2） 《业主手册》
6. 记录
（1） 《房屋验收交接表》
（2） 《业主资料登记表》
（3） 《业主钥匙、资料、物品签收记录表》
（4） 《车位租用申请表》
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